OA系统为什么流于形式,如何实施好流程管理?

 动态资讯     |      2020-03-31 13:18

在信息时代的今天,企业管理中的五要素:人、财、物、信息、时间在企业经营中的重要性在发生剧烈演变,人的地位已经与日俱升,管好人、用好人、育好人,成为企事业单位的管理中心,信息化已经成为提升企业竞争力的核心要素,而借助OA流程信息化实现“以人为本”的管理模式转变,对于全面企业执行力将起到变革作用。

为迎合多样化信息化的市场需求,获得更多的卖点,近几年OA厂家纷纷挖空心思开发了各种功能,争取把OA系统做的“大而全”,把门户做的高大上,让客户一看,哇,真高端真好。但是有的客户用一段时间发现,独立的OA系统实际体验并不好,于是乎就说,OA系统没啥用,骗人的,只是一个发文通知系统……

一、如何提升OA审批流程效率

OA审批是利用通信技术和网络技术把日常办公所需内容整合进一个平台中,实现办公自动化和提高工作效率的各种信息化设备和应用软件。而OA审批流程分为办公流程、财务流程、采供流程等,一般OA流程审批主要是查看、处理流程,其包括流程发起、待办流程、已办流程、我的申请、以及流程监控。而利用OA审批流程的好处是可以简化办公程序,规范员工行为,实现内部有效分工、规范员工岗位职责,也有助于增强团队之间的协作能力。

同时,下面我们再来分享一下提升OA审批流程效率的技巧。

1、 设计流程走向

利用OA可以实现企业按照事先定制好的规则自动传递任务,让每个流程负责人具体了解自己起草的OA流程在哪个节点上,特别让外勤人员在外面也可以不受时间和地点的限制,可以随时随地的跟看流程,确保业务的顺利进行。另外,审批提醒功能对领导更加有用,举个很简单的报销流程:一般的报销流程都是需要财务审核–领导审批—出纳。有时会因领导处理的业务比较多,或者遇到领导出差了,这样一个报销流程需要更多的时间才能完成,而有了OA审批流程设置提醒功能,可以让领导随时随地审批流程,真正实现移动办公。这样不仅大大地提高了办公效率,也无形中会让员工感受到企业“飞一般”的办公速度。

2、OA流程进行分类管理

大家都知道OA审核是一个企业的重要组成部分。但是相对于大中企业来说,每天需要处理的OA流程太多了,假如不分类,这样花费的人力物力相对会比较多。所以,我们可以对OA流程进行分类处理。大致可以分为:财务流程、业务流程、考核流程…具体怎么分可以根据企业的需要。因此,我们在选择OA办公软件时,应该选择可以让企业实行自定义设置的表单流程。

3、OA流程进行权限分配

假如一个流程任何人都可以看,就很容易造成数据的泄露,有可能对业务的开展造成一定的影响。所以,我们可以对OA审批流程进行权限分配,可以根据员工的专长和对工作的熟悉度,了解每个员工所完成工作的情况,再根据业务需要把他们安排到相对应的项目当中去,这样既可以加深领导层与员工之间的互动,也可以提升OA流程的审批效率。


二、企业OA流程管理如何落实
 

企业要落实OA流程管理,运作一个高效的自动化管理系统,就必须对协同OA流程进行全面规划,整合企业现有业务流程,解决现有流程管理的问题,采取适合企业实际情况的最佳办法,在整个企业内部建立一个动态的、规范的、平滑的、高效的企业流程管理体系。具体表现在:  

1:企业应该将现有业务流程进行优化处理之后再通过OA的工作流定制。优化包括流程的合理规划、相关数据的更新、OA相关工作流定制等。 

2:要保证OA工作流的操作简单性和功能实用性。工作流的流转涉及多个部门或者组织,简单易用才能保证顺利通畅。

3:企业内部对OA工作流要进行全面沟通和推广。OA的实施不是某一个部门的事情,只有让企业内所有部门都参与进来,才能保证实施的成功。   

4:企业要制定相关规章制度保障OA流程的顺利进行。由于传统的办公习惯所致,没有制度保障的执行容易半途而废。OA系统请选择集成到人力资源系统中,基于HR的管理、基于组织架构、职位岗位、绩效,动态管理,OA才有保障,否则OA,就是一个发文系统流于形式。

5:OA工作流要与现实业务流程紧密挂钩。现实的工作流往往因为人员变动或业务模式调整需要更改,OA中的工作流应及时同步更新。  

企业OA流程只有和管理真正结合起来,才能发挥最大效用。

三、OA实施成功的几点建议

让OA得到更好的实施有以下建议:

领导重视
领导重视是办公自动化工作能够有序推进的根本。在企业OA安装、培训、试运行、和正式运行的过程中,企业领导应给予极大关注和指导,带头参加培训和使用OA。各部门负责人应积极配合,明确专人对接,加快了办公自动化网络的建设与推进,并组织部门员工主动参与培训。通过集中学习,个人自学等形式,既可以提高干部员工的计算机和OA的操作使用能力,又增强了干部员工的信息化意识,推进组织信息化建设的进程。
硬件投入
硬件投入是OA能够有效推进的基础。为进一步提高企业的办公自动化水平,企业应为各部门配齐办公电脑及相关办公设备,甚至需要为管理人员配备智能移动终端,让移动办公普及开来。同时,为有效推进办公自动化工作,建议企业还应为OA配备专门的系统管理员,具体负责企业OA的日常维护工作。在此基础上,每个部门最好再指定一名部门管理员,由企业集中进行培训,再由部门管理员对本部门人员进行传授,确保了办公自动化工作有效推进。
制度健全
制度健全是办公自动化工作能够稳步运行的关键。企业应建立健全与办公自动化相适应的相关管理制度,规范办文流程;明确相关表单的审批程序;明晰用户的权限、责任和义务。同时,企业还应出台文件管理、存档以及系统管理等方面的文件,如明确规定除对外申报材料,内部文件一律不得再以纸质文件印发,通过企业对办公自动化工作的有效管理,保证了办公自动化工作的持续推进。
分步实施
一般用户都觉得,既然付了这么多钱,那便多要些东西,所以系统功能要求得比较多而全。为了确保项目的顺利实施,以及实施和推广的效率,务必要先选择一些最为常用的、非常必要的、容易推广的功能和设计相对简单的工作流程作为初期实施功能。
用户培训
培训有两个方面:一是系统管理员的培训;二是普通用户的培训。系统管理员的培训非常重要,因为系统管理员对系统各个模块的熟悉程度、对软件所使用工具的熟练程度将对系统实施效果产生很大影响。只有掌握了这些知识,管理员才能在系统出现问题时具备分析与处理的能力,以保证系统正常运行。另外,培训最好采用讲解培训与解决运行中出现的问题交替进行的方式。这样,有助于用户更快地熟悉系统。

通达创新一直以来专注于企业信息化整体解决方案落地,专业为山东区域通达OA用户提供二次开发和运维保障服务,同时作为深信服的金牌合作伙伴,也为政府及企事业单位提供从桌面到数据中心,从本地到云端,从私有云到混合云的完整的云计算解决方案,致力于让企业的关键业务上云更简单、更可靠、更安全。帮助客户最大化的挖掘产品价值实施落地,就是我们存在的价值。